Politique de confidentialité

[Modifier ce modèle en fonction des pratiques et des programmes du district. Le texte surligné est accompagné d’instructions ou indique où les informations spécifiques au district doivent être insérées. Le texte qui n’est pas surligné peut également être édité].

Introduction

Le district __________________ [insérer le numéro] et le ________________ [insérer le nom de l’entité caritative du district, le cas échéant] (individuellement ou collectivement désignés ci-après « le district ») respectent la confidentialité de vos données et s’engagent à la protéger en respectant la présente politique de confidentialité (ci-après désignée « la politique »). Protéger les informations qui nous sont confiées par les membres des clubs du district, les participants à nos programmes et d’autres personnes est une question à laquelle nous accordons la plus haute importance.

Cette Politique décrit nos pratiques pour la collecte, l’utilisation, la protection, la divulgation et la destruction des données à caractère personnel ainsi que le type de données qui sont collectées ou fournies dans les cas suivants : [lire et éditer/ajouter à la liste des sources de données personnelles ci-dessous]

• Lorsque vous visitez notre site web _______________ [insérer l’adresse du site du district] (le « site »).
• Lorsque vous devenez ou êtes membre d’un Rotary club ou d’un club Rotaract de ce district.
• Lorsque vous avez des contacts avec le Rotary International (désigné ci-après le « R.I. » ou le « Rotary »), la Fondation Rotary et les organisations partenaires.
• Lorsque vous vous inscrivez ou assistez à un événement que nous organisons.
• Lorsque vous utilisez nos services.
• Lorsque vous participez à nos programmes.

Si vous êtes résident de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE) et que nous collectons vos données à caractère personnel, nous les traiterons conformément aux réglementations régissant la protection des données et la vie privée. Cela inclut, sans s’y limiter, le Règlement général de l’Union européenne sur la protection des données (2016/679 ; « RGPD ») et les législations nationales des États membres de l’UE relatives à la collecte, au traitement et à la confidentialité des données à caractère personnel (« Directives européennes en matière de protection des données »). Cette notice vous informe de vos droits dans le cadre de la législation européenne sur la protection des données et de la façon de les exercer.

Données que nous collectons et procédés utilisés pour les collecter

Nous collectons plusieurs types de données à caractère personnel, y compris des données qui permettent de vous identifier, comme  [lire et éditer/ajouter à la liste des données personnelles collectées par votre district] votre nom, votre adresse postale, votre e-mail, votre sexe, vos données financières ou autres données sensibles qui vous sont propres (désignées ci-après « données à caractère personnel »).

Nous collectons ces données à partir : [lire et éditer/ajouter à la liste des personnes ci-dessous]

• Des utilisateurs de notre site web
• Des membres des clubs Rotary et Rotaract du district
• Des membres des clubs Interact du district, si leurs parents ou leurs représentants légaux y consentent
• Des participants aux programmes du Rotary dans le district (le cas échéant, avec le consentement des parents ou représentants légaux)
• Des donateurs à la Fondation du district _________ [insérer le nom de l’organisme caritatif, le cas échéant]
• Des participants aux manifestations du district

Nous collectons ces données : [lire et éditer/ajouter à la liste des sources de données personnelles ci-dessous]

• Lorsque vous nous les fournissez directement
• Du Rotary International ou des clubs du district, de la Fondation Rotary et des organisations partenaires

En raison de la dimension internationale du Rotary, le district peut conserver et traiter des données à caractère personnel collectées auprès de vous, du Rotary International et des organisations partenaires à travers le monde, y compris dans l’UE et l’EEE.

Cela signifie également que si vous êtes membre de l’UE ou de l’EEE, vos données à caractère personnel peuvent être transférées de l’UE/EEE vers le siège du Rotary International aux États-Unis et qu’elles peuvent être consultées et traitées par les bureaux régionaux du Rotary en Australie, au Brésil, en Inde, au Japon, en Corée du Sud et en Suisse. Pour plus d’informations, se reporter à la politique de confidentialité du Rotary (rotary.org/fr/privacy).

Données que vous nous fournissez

Nous collectons des données à caractère personnel lorsque vous vous connectez à notre site web ou lorsque vous interagissez avec le district, y compris hors-ligne ou en personne, par exemple : [lire et éditer/ajouter toute autre occasion de recueillir des données personnelles outre celles ci-dessous]

• lorsque vous contactez le district, notamment dans le cas d’une demande d’informations sur l’adhésion ;
• lorsque vous adhérez à un club du district ou à un club Rotaract ou Interact ;
• lorsque vous vous inscrivez à ____________________ [insérer le nom du service ou de l’application de gestion du district, le cas échéant] ;
• lorsque vous utilisez les services disponibles sur notre site web, y compris :
  • pour faire un don à la fondation du district
  • [insérer d’autres activités disponibles sur le site, le cas échéant]
• lorsque vous vous inscrivez à des événements du district ;
• lorsque vous fournissez des données à caractère personnel au format papier ;
• lorsque vous faites une demande de participation à nos programmes, telles que les bourses d’études.

Usage, adresses IP, « cookies » et autres technologies

Lorsque vous naviguez sur notre site web, il se peut que nous collections automatiquement des données sur votre équipement ou vos actions et schémas de navigation, y compris [insérer des détails si votre site utilise des « cookies » ou s’il collecte les adresses IP ou autres données utilisateur].

Comment nous utilisons vos données à caractère personnel

Nous utilisons les données que nous collectons à votre sujet ou que vous nous fournissez : [lire et éditer/ajouter à la liste ci-dessous]

• Pour vous présenter notre site web et son contenu.
• Pour exécuter nos opérations essentielles, notamment :
• Tenir les obligations du district envers les membres de ses clubs Rotary et Rotaract, les participants à ses programmes et autres individus et entités :
• Traiter des transactions financières
• Soutenir la fondation du district _________ [insérer le nom de l’organisme caritatif, le cas échéant], notamment les efforts de recherche de fonds
• Faciliter la préparation des manifestations
• Communiquer les messages clés de l’organisation au travers des publications et autres ressources du district
• Soutenir les programmes du district ou les programmes et les membres des Rotary clubs du district
• Se conformer à toutes les obligations légales

[Insérer des détails sur la façon dont le district diffusera ou ne diffusera pas ces données à caractère personnel à des tiers ou les leur vendra.]

Bases juridiques pour la collecte et le traitement des données à caractère personnel

[Les districts situés sur le territoire de l’Union européenne doivent évaluer les données à caractère personnel en question pour déterminer les bases juridiques leur permettant de les collecter. Nous présentons ci-après quelques bases juridiques qui pourraient vous être utiles pendant cette évaluation.]

Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons ci-dessus, en nous reposant sur au moins une des bases juridiques suivantes prévues par la législation européenne sur la protection des données :

• Vous avez donné votre consentement de façon libre, spécifique, éclairée et univoque au Rotary pour le traitement de vos données à caractère personnel pour une finalité particulière.
• Nous acceptons de vous fournir un service, afin d’organiser et d’exécuter nos obligations contractuelles envers vous et/ou de faire respecter vos droits.
• Nous avons besoin de traiter et d’utiliser vos données à caractère personnel en relation avec notre intérêt légitime et de pouvoir gérer et administrer efficacement notre district. Nous chercherons toujours à poursuivre ces intérêts légitimes d’une façon qui ne constitue pas une atteinte indue à vos droits et libertés et, en particulier, à votre droit à une vie privée.
• Et/ou nous devons nous conformer à une obligation légale ou dans le but de pouvoir établir, exercer ou nous défendre contre des poursuites judiciaires.

Veuillez également noter que certaines des données à caractère personnel que nous recevons et traitons peuvent inclure des catégories particulières de données à caractère personnel ou « données sensibles », par exemple des informations concernant votre santé. Il ne s’agit pas du type de données recueillies habituellement par le district, mais si nous devions traiter ce type de données sensibles, nous ne le ferions que dans des situations spécifiques où :

• vous nous avez donné votre consentement explicite de les utiliser ;
• il existe une obligation légale de traiter ces données, conformément à la législation européenne sur la protection des données ;
• cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux (ou ceux de quelqu’un d’autre), notamment dans le cas d’une urgence médicale ;
• vous avez clairement choisi de rendre ces informations publiques ;
• ou cela est nécessaire dans le cadre de poursuites juridiques existantes ou potentielles.

Communication de vos données à caractère personnel à des tiers

Il se peut que nous communiquions des données sur nos utilisateurs, ou des données qui ne peuvent être utilisées pour identifier une personne, sans restriction.

Il se peut que nous communiquions les données à caractère personnel que nous collectons ou que vous nous fournissez conformément à la présente politique : [lire et éditer/ajouter aux raisons listées ci-dessous]

• au Rotary International, pour répondre aux exigences des programmes du district et autres obligations (lire la politique de confidentialité du Rotary à rotary.org/fr/privacy) ;
• au club Rotary ou Rotaract dont vous êtes membre (le cas échéant).

Nous pouvons également communiquer vos données à caractère personnel :

• en réponse à des obligations légales et réglementaires ;
• si nous estimons que cela est nécessaire ou approprié pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité des membres des Rotary clubs ou des clubs Rotaract du district, des participants aux programmes et manifestations du district, des clubs Rotary et Rotaract du district, du Rotary International ou d’autres.

Il se peut que nous communiquions vos données à caractère personnel à des organisations tierces qui les traiteront uniquement conformément à nos instructions (des « sous-traitants »). Il s’agit notamment d’entreprises et/ou d’organismes qui soutiennent nos activités et opérations (par exemple des fournisseurs d’hébergement web ou de bases de données, des services de support informatique, des services de paiement ou des organisateurs d’événements) ainsi que les prestataires auxquels nous avons recours (avocats, assureurs, auditeurs ou experts-comptables). Nous utilisons uniquement des sous-traitants qui peuvent nous garantir qu’ils disposent de mesures de protection adéquates pour protéger les données à caractère personnel qu’ils traitent en notre nom.

Dans certaines circonstances, nous pouvons également communiquer vos données à caractère personnel à des tiers appelés « responsables du traitement des données ». Par exemple : [insérer tout type de responsable du traitement des données avec lequel le district peut partager des données personnelles ; si aucun n’est connu, supprimer le paragraphe « Par exemple :… ».] En raison de la nature de leurs activités, ces responsables du traitement des données détermineront eux-mêmes la manière dont ils traiteront vos données à caractère personnel. Ils sont cependant tenus de respecter la législation européenne sur la protection des données, de protéger les données à caractère personnel avec des garanties adéquates et de vous informer si leur traitement dépassent le cadre des instructions qui leur sont fournies par le district.

Durée de conservation de vos données à caractère personnel

Le district conserve aussi longtemps que nécessaire les données à caractère personnel permettant de vous identifier, en fonction des circonstances, par exemple tant que vous êtes membre d’un club ou avez une relation avec le district. Les critères que nous utilisons pour déterminer les périodes de conservation et de destruction des données sont basés sur la finalité de la collecte de ces informations et les attentes raisonnables des individus dont nous recueillons les données à caractère personnel, en tenant compte des obligations légales et des directives publiées par les autorités réglementaires de l’Union européenne. [Le cas échéant, insérer plus de détails pour informer les personnes non membres du district.]

Suppression de vos données à caractère personnel

[Lire et ajouter/éditer pour refléter la façon dont le district procédera à la suppression définitive de ces données et la durée de leur conservation.]

Les données à caractère personnel dont nous n’avons plus besoin sont supprimées et/ou rendues anonymes afin de ne plus pouvoir vous identifier.

Choix relatifs à l’utilisation et à la communication de vos données à caractère personnel

Nous avons créé des mécanismes pour que vous puissiez contrôler l’utilisation et la communication de vos données. [L’administrateur du site web du district devrait lire les paragraphes suivants et ajouter, modifier ou supprimer du texte si besoin.] Pour les technologies de suivi et les publicités : Vous pouvez régler les paramètres de votre navigateur de manière à refuser les témoins de connexion (« cookies ») ou à vous alerter lorsque de tels témoins vous sont envoyés. Nous attirons votre attention sur le fait que s’opposer à l’enregistrement de « cookies » ou les désactiver peut interdire l’accès à certaines rubriques de notre site web.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données qui vous permet de demander les données à caractère personnel que nous avons collectées sur vous, la finalité de leur traitement, l’identité des destinataires de ces données et d’autres informations.

Vous disposez des droits suivants, qu’il est possible d’exercer en nous faisant une demande écrite.

• Droit de correction des données à caractère personnel en notre possession qui sont inexactes ou incomplètes
• Droit à l’effacement des données à caractère personnel dans les meilleurs délais lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées
• Droit d’opposition au traitement automatisé de vos données à caractère personnel, le cas échéant (par exemple, pour une réalisation automatique de vérification des antécédents)
• Droit d’opposition à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct
• Droit d’opposition et/ou de limitation de l’utilisation des données à caractère personnel pour une finalité autre que celle précisée ci-dessus, sauf raison légitime ou
• Droit à la portabilité des données à caractère personnel vers un tiers lorsque les données ont été recueillies avec votre consentement ou qu’elles sont utilisées dans un cadre contractuel et traitées de manière automatisée

Veuillez noter, qu’afin d’être en totale conformité, ces demandes pourront être transmises à des sous-traitants tiers impliqués dans le traitement de vos données à caractère personnel en notre nom.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à ___________________ [insérer l’adresse de messagerie électronique].

Si vous faites une demande et n’êtes pas satisfait de notre réponse ou pensez que nous traitons vos données à caractère personnel de manière illicite, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de ________________________ [insérer le nom de l’autorité compétente dans votre pays].

Enfants de moins de 16 ans

[Lire attentivement et actualiser.]

Notre site web n’est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne recueillons pas volontairement les données à caractère personnel d’enfants de moins de 16 ans sans le consentement de leurs parents. Il est interdit à ces enfants de fournir des données à caractère personnel via notre site web. Si vous avez moins de 16 ans, veuillez ne pas utiliser sur notre site web ou ses fonctionnalités, ne pas vous y inscrire, ne pas y effectuer des achats, ne pas utiliser les fonctions interactives ou les fonctions de commentaires publics, et ne pas communiquer des informations à caractère personnel vous concernant, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou les identifiants ou pseudonymes que vous utilisez. Si nous apprenons que nous avons collecté ou reçu les données à caractère personnel d’un enfant de moins de 16 ans sans vérification de l’autorité parentale, nous effacerons ces informations. Si vous pensez que nous sommes en possession d’informations sur ou reçues d’un enfant de moins de 16 ans, veuillez nous contacter à _____________________________ [adresse électronique].

Sécurité des données

[Insérer une déclaration sur les mesures techniques et opérationnelles prises par le district destinées à garantir la sécurité des données à caractère personnel contre la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé. Indiquer également la réponse du district en cas de violation de cette politique.]

Modifications à notre politique de confidentialité

À tout moment, le district peut modifier, ajouter ou supprimer des éléments de cette Politique. Dans ce cas, la Politique modifiée entre en vigueur à compter de sa mise en ligne. La date de la dernière modification figure en bas de page. Nous vous recommandons de lire régulièrement cette Politique.

Nous contacter

Si vous avez des questions sur cette Politique, contactez-nous à ______________________ [insérer l’adresse e-mail].